记账|Google sheets 做预算和记账

说起记账,很多人第一反应就是钱花都花了,那么麻烦记下来干什么。实不相瞒,很长一段时间我也是这种想法。直到工作后,总觉得钱哗啦啦就没了,但是都跑去哪儿了也不是很清楚,这就很苦恼。我是一个比较严谨的人,习惯做计划,期望事情可以按照计划来进行。于是,逐渐尝试寻找合适的方案。

#记账初识

其实记账,总归来说就两大类:

  • 本子记账
  • 软件记账

有人会说本子记帐也太上古时代了吧。但我印象中第一次接触记账还真的是用小本本来——这就要说起八年前广东那个风雨交加的夜晚了......当时在那边做暑假工,上铺的兄弟真的就是用小笔记本把每日的支出记得清清楚楚。我当时还问他,记那么清楚干什么?他回答:存够五万块钱就回家。别说,那个时候的五万还是挺多的,不知道现在小哥回家了没。

话说回来,本子记账虽然给人一种很真实的感觉,让你清晰的感受到每一笔钱是如何花出去的,但是它的劣势也很多:

  • 不方便携带
  • 不易保存
  • 不好核对及分析
  • 耗费时间长

对于软件记账来说就完全没有以上劣势,甚至在这些方面还是优势。经过对比,我最后选择了「钱迹」这个软件。主要是看中其简洁无广告的界面、较为美观的可视化,其实最重要的是它的作者是个独立开发者,我会比较偏爱独立开发者做出的产品,因为多数开发者是真正在做有价值的产品而不是为了谋取利益,本质的不同便决定了产品的品味

◎ 钱迹◎ 钱迹

我算是「钱迹」早期用户,在内测的时候就开始使用至今,也在酷安以及开发者群提过一些产品的建议,眼看着这个产品从可用变成好用。那么,为什么我会放弃用了几年的软件,转而投向 Google sheets 呢?这就涉及到了记账中必不可少的一环——预算

#为什么做预算

记过帐的人都清楚,如果只是单纯记账,那么一个月甚至一年下来,其实用处不大,最多就是了解下钱流向何方,但也仅仅是知道去哪儿了。做预算就不同了,必须在月底或者月初制定下个月的预算,我的话会参考上个月的支出,同时要考虑下个月会出现什么大头的支出,例如购买相机、房租等。

理想状态是预算-实际支出=可控的范围波动,我们需要将波动尽量控制在较小的范围。对于记账和做预算,可以这么理解,记账是帮助我们了解过去,预算是帮助我们规划未来,我认为后者更为重要

#如何做预算

我在做支出预算的时候有这么几个流程

  1. 将支出分成主要的几个大类;
  2. 参考往月消费,结合量化分析给每个类分配预算;
  3. 对下个月非常规的支出进行规划,并加和进对应类别。

有那么几个原则

  1. 每一笔都要计算在内,不因小而忽略;
  2. 针对非常规支出,需要特殊备注,看后期能否通过其他途径的收入进行填补;
  3. 预算总额不超过收入,需要制定优先级,优先级低的可均摊到其他时间,避免过度消费。

其实,在做了一段时间后发现,平常的支出就那几个大类:房租、三餐、零食水果、咖啡奶茶、交通等等。不必分得太细,否则记账的时候会很麻烦,后期分析也不简单。比如交通,所有出行话费的钱我都会放到这个分类,例如打车、地铁甚至购买共享单车会员等。

多回顾和对比,然后进行适当调整。做个几个月,就会渐渐上手了,也逐步逼近实际支出了。

收入同理,当然收入就简单得多了,就几个来源。

#选择一个合适的工具

所谓工欲善其事,必先利其器,一个合适的工具必不可少。

刚才说到放弃「钱迹」的原因是没有预算工具,或者说不够好用。那么,市面上有没有好用的工具呢?要找到合适的工具,得先确定自己的诉求

  • 可方便做预算,记账;
  • 需要多端同步,手机记账,电脑分析/做预算/管理数据;
  • 数据安全性有保障,软件不会一年两年就凉;
  • 界面要简洁美观,尤其讨厌广告(即使订阅也可以);
  • 自定义程度高,方便自己根据需求进行配置

找了一圈,包括有口皆碑的一些专业做预算及记账的软件,最终的效果都不是很满意。直到有一天在 Google sheets 做项目管理,突发奇想——自己配置一个预算模板+明细模板不就行了?要同步有同步,要图表有图表,想怎么分析就怎么分析,没有比这更高自定义和更专业的了。

◎ 7月预算以及与实际支出对比◎ 7月预算以及与实际支出对比

说干就干,准备着手做一个模板的时候,发现已经内置了一个了,于是「改巴改巴」就做成了适合自己的模板。经过几十天使用下来,效果还不错。

以前用「钱迹」的时候,虽然记账很快,但是没什么对比,就只是知道花了这么一笔钱。 但是现在,有消费了便打开手机的 Google sheets,随手一记,偶尔切换看下某些类别的本月预算和实际支出的对比,然后衡量接下来要不要调整自己的支出。实际操作来看,效果明显。比如这个月我就因为买了衣服、买了欧路终身版服务等超出预算,于是我就在其他类别缩减支出,例如咖啡奶茶都少点了,为的是 不让月末支出爆红

◎ 每日支出明细◎ 每日支出明细

#总结

简而言之,就以下几步:

  1. 制定预算
  2. 根据预算进行消费,同时记账
  3. 变记账边调整自己的消费
  4. 分析与反思,规划下一笔预算

做预算和记账,真的在一定程度上改变了我的生活。这不仅是让我了解到钱都去哪儿了,也让我更清楚自己的消费,培养了不错的消费习惯,在一定意义上让我觉得可以掌控部分生活,就像做产品,可以掌控产品的定位和功能,这是一种难以言说的体验